Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».
Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.
За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:
Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.
Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.
Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:
Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.
Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.
В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:
В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.
О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.
Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.
Введение
В наше время, которое называют веком информационных технологий, особое значение во всех сферах человеческой деятельности играет информация. Все большее внимание уделяется информированности о том или ином объекте, будь это крупная фирма или человек. Без полной информации практически невозможно решать серьезные задачи, добиваться реализации своей цели.
На каждом предприятии есть такое структурное подразделение как отдел кадров. Эффективность работы предприятия во многом зависит от профессионализма сотрудников, прием которого осуществляет именно это подразделение. Сотрудники отдела кадров должны быстро и качественно собрать информацию о человеке, обработать и проверить ее, а затем предоставить начальству. Чем раньше руководство получит информацию, тем быстрее будет заполнено рабочее место, и предприятие будет работать, не останавливая работу. Функциональная роль отдела кадров на предприятии очень велика по той причине, что именно в отделе кадров мы находим интересующую нас информацию о рабочих, служащих предприятия.
Но информация - это еще не все. В постоянно изменяющихся условиях нужно особое внимание уделить динамике изменения информации и наиболее быстрому доступу к ней. Не следует забывать и об удобстве и простоте пользования полученными данными. Время обработки информации иногда может превышать время ее получения, что ведет к замедлению принятия решения. Сейчас это особенно актуально в отделах кадров, работающих пои - старинке, где теряется время на поиск нужной информации о рабочих.
Все вышеперечисленное практически невозможно себе представить без применения современных средств, сбора и обработки информации. Именно с использованием вычислительной техники достигаются высокие результаты в скорости получения информации и удобства работы с ней. Весь этот процесс перехода от старых принципов работы к информационным технологиям называется автоматизацией.
Персональный компьютер уменьшает время выполнения операций и при наличии специального программного обеспечения возможно выполнение некоторых функций в автоматическом режиме.
Цель автоматизация учета кадров позволяет решить следующие проблемы:
исключить ошибки при неправильном вводе,
исключить ошибки при подведении итогов,
исключить задержки при обработке данных.
свести к минимуму документы на бумажных носителях и др.
При грамотном использовании программного обеспечения можно свести документооборот к минимуму, уменьшить количество промежуточной документации.
Таким образом, можно сделать вывод, что тема данной курсовой работы является весьма актуальной в настоящее время.
Целью данной курсовой работы является выбор уже готового программного обеспечения для отдела кадров фирмы ООО «Агро - В».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:
· дать характеристику отдела кадров предприятия;
· сравнить несколько кадровых программ;
· обосновать выбор программного обеспечения;
Деятельность отдела кадров на предприятии.
Основные задачи и функции отдела кадров на предприятии.
В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций. Есть даже теория, что именно отдел кадров является лицом или визитной карточкой компании, ведь первое место, куда попадает новый сотрудник – это как раз данное подразделение.
Управление персоналом представляет собой деятельность людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).
Управление персоналом предприятия (организации) осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что задачами отдела кадров являются:
1) организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;
2) создание эффективной системы штатных сотрудников;
3) разработка карьерных планов сотрудников;
4) разработка кадровых технологий и др.
Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
· определение потребности компании в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;
· анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
· подготовка штатного расписания предприятия;
· оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
· комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
· ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
· организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;
· подготовка планов повышения квалификации трудящихся.
Структура и взаимоотношения отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности. Решение о создании либо ликвидации структурных подразделений самого отдела кадров принимает начальник отдела, он же утверждает положения о совместной работе подразделений.
Для эффективного выполнения своих функций кадровая служба должна постоянно взаимодействовать с другими отделами предприятия:
· с бухгалтерией решаются вопросы оплаты труда, туда же представляются документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников;
· юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку;
· по кадровым вопросам отдел постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.
Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к самым серьезным последствиям – нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом, это ведет к снижению эффективности работы всей компании.
Квалифицированный сотрудник отдела кадров напоминает семейного доктора, в спектр обязанностей которого входит решения множества важных вопросов. Многие руководители небольших предприятий в стремлении сэкономить поручают функции кадрового специалиста обычным менеджерам по работе с персоналом. Такое решение является в корне неправильным, потому что ведение кадрового делопроизводства должно быть вверено грамотному специалисту именно в этой сфере. Только опытный кадровик сможет вовремя определить, подходит ли конкретный работник для занимаемой им должности, и подскажет, куда можно перевести такого сотрудника. Взвешенные решения специалистов по кадрам обеспечивают эффективную организацию труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его работника.
1.2 Организационная структура предприятия ООО «Агро - В»
Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Агро - В»;
Краткое наименование: ООО «Агро - В»;
Юридический адрес: Республика Бурятия, Заиграевский район, село Унэгэтэй, улица Заводская 5.
Основной целью предприятия является обеспечение жителей Бурятии качественной плодоовощной продукцией местного производства.
На предприятии работает 91 человек, из них 16 специалистов и служащих, 60 человек заняты на выработке консервной продукции,13 человек на выращивание картофеля и овощей.
Функции директора:
1. Руководство в соответствии с действующим законодательством всеми видами деятельности организации.
2. Организация работы и эффективного взаимодействия производственных единиц, цехов и других структурных подразделений. Обеспечение выполнения организацией заданий согласно установленным количественным и качественным показателям, всех обязательств перед поставщиками, заказчиками и банками.
3. Организация производственно - хозяйственной деятельности организации на основе применения методов научно обоснованного планирования материальных, финансовых и трудовых затрат, максимальной мобилизации резервов производства.
4. Принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами.
5. Способствует наилучшему использованию знаний и опыта работников, созданию безопасных и благоприятных условий для их труда, соблюдению требований законодательства по охране труда.
6. Решает все вопросы в пределах предоставленных прав и поручает выполнение отдельных производственно - хозяйственных функций другим должностным лицам - своим заместителям, руководителям производственных единиц, а также функциональных и производственных подразделений организации.
Функции главного инженера:
Технический отдел отвечает за:
1.Техническое оснащение предприятия.
2. Обеспечение эффективности проектных решений.
3. Разработка и выпуск технических чертежей.
4. Анализ потребности в новом инструменте и оборудовании.
5. Экономическое обоснование необходимости переоборудования.
6. Размещение заказов на новое оборудование в сторонних организациях.
7. Организация приемки оборудования.
8. Контроль за поставками оборудования.
9. Организация складского хозяйства в соответствии с требованиями организации труда, правил техники безопасности, санитарии, пожарной безопасности.
10. Складирование, хранение и учет оборудования.
11.Распределение оборудования по заявкам структурных подразделений предприятия и др.
Основными функциями бухгалтерии являются:
1.Учет материальных ценностей предприятия, а также проведение по отчетам средств, потраченных на приобретение изнашиваемых производственных элементов.
2.Учет затрат на предприятии и расходов по оплате труда.
3.Учет финансовой деятельности и всех внутренних и внешних денежных операций.
4.Ведение внутрипроизводственного контроля финансов и организация бухгалтерской работы в разных отделах.
5.Составление отчетности и подведение балансов на истекший период.
Заместителем директора по производству является Потемкина Татьяна Кимовна, и соответственно отвечает за нормальное функционирование отдела производства.
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
1. Работу по оперативному регулированию с использованием средств вычислительной техники коммуникаций и связи, хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции в соответствии с планом производства и договорами поставок.
2. Разработку производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировку в течение планируемого периода, разработку и внедрение нормативов для оперативно-производственного планирования.
3. Оперативный контроль за ходом производства, за обеспечением производства технической документацией, оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п., а также за осуществлением подготовки производства новых видов изделий.
4. Ежедневный оперативный учет хода производства, выполнения суточных заданий выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и комплектностью незавершенного производства, соблюдением установленных норм заделов на складах и рабочих местах, за рациональностью использования транспортных средств и своевременностью выполнения погрузочно-разгрузочных работ.
5. Принятие мер по обеспечению ритмичности выполнения календарных планов производства, предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса.
6. Своевременное оформление, учет и регулирование выполнения заказов по кооперации и межцеховых услуг.
7. Контроль выполнения взаимных требований и претензий подразделений предприятия, анализ результатов их деятельности за предыдущий плановый период с целью выявления возможностей более полной и равномерной загрузки мощностей, оборудования и производственных площадей, сокращения цикла изготовления продукции.
8. Выявление и освоение технических новшеств, научных открытий и изобретений, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.
9. Подготовку тематических обзоров о состоянии и тенденциях развития производства, по сопоставлению достигнутых результатов с результатами деятельности и практикой аналогичных отечественных и зарубежных предприятий.
10. Проведение инвентаризации незавершенного производства.
11. Разработку мероприятий по совершенствованию оперативного планирования, текущего учета производства и механизации диспетчерской службы, внедрение современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.
12. Осуществление методического руководства деятельностью других структурных подразделений по производственным вопросам.
В штате завода не редки случаи, когда сотрудник совмещает в своем лице две должности.
Рис. 1 Организационная структура «Агро - В»
Как сказано выше, на предприятии один сотрудник совмещает несколько должностей. И функцию кадровика выполняет сам директор предприятия.
Весь процесс приема сотрудника на работу, регистрацию, составления штатного расписания и др. выполняется в ручную без использования ИС.
Для облегчения работы с сотрудниками предприятия и для сокращения документооборота в кадровой политике для ускорения всего процесса деятельности в работе с кадрами предлагается внедрить в данное предприятие программное обеспечение.
На выбор из всего многообразия программ выбрано три:
1) «Сотрудники предприятия 2.7.6»
2) «Кадры» от БухСофт
3) «Мини-кадры»
Причины выбора этих программ для предприятия «Агро - В» просты. У предприятия нет дополнительных средств для покупки дорогого программного обеспечения, так же нет средств для обучения персонала сложной программе.
Похожая информация.
Обязанности отдела кадров, как правило, являются составной частью общего функционала службы управления Однако не следует понимать, что это какое-то второстепенное подразделение, выполняющее оформительскую работу в области трудовых отношений. Конечно, может, в советские времена обязанности отдела кадров и сводились к делопроизводству и отчетности, но современные реалии требуют иного, более серьезного подхода. В частности, это связано с современными концепциями в области управления персоналом и отменой системы распределения выпускников профессиональных учебных заведений по предприятиям.
В настоящее время в обязанности отдела кадров добавились новые, в значительной мере влияющие на жизнь компании направления деятельности. При этом никто не снимал и традиционные задачи, связанные с ведением и подготовкой распорядительной, учетной и отчетной документации, заключением трудовых договоров, аттестацией работников. Кроме того, документы отдела кадров сегодня приобрели иное качественное значение в связи с повышением правовой грамотности людей. Это не раньше, когда человек трудился на благо страны, воодушевленный идеями коммунизма. В связи с этим ошибки в кадровом делопроизводстве недопустимы, они могут стать причиной судебных разбирательств, предписаний надзорных органов и штрафов. И, что самое главное, за нарушение руководителю организации может грозить дисквалификация.
Обязанности отдела кадров также увеличились и количественно, за это можно "благодарить" государство, различные ведомства которого постоянно изобретают новые формы отчетных документов, усложняют процедуры, "совершенствуют" законодательство. Все это ведет росту бумажной работы.
Среди новых направлений работы этого подразделения организации следует упомянуть несколько наиболее важных. Эти функции отдела кадров в основном касаются работы непосредственно с самим человеком, нежели с различными бумагами. Во-первых, это подбор персонала. Теперь это особенно важно, когда от квалификации работников зависит слаженная работа коллектива и в целом компании, которая функционирует в довольно неблагоприятной среде. Главным фактором, обуславливающим значимость этого направления, является дефицит подготовленных специалистов и рабочих технических специальностей. Ждать, что квалифицированный персонал найдется сам, неправильно, его нужно искать и подбирать под конкретное место в с учетом имеющейся специфики.
Во-вторых, это планирование и управление кадровым резервом. Планомерное и целенаправленное развитие профессиональных качеств работников - это самый эффективный путь к получению высококлассных специалистов, максимально вовлеченных в процессы компании. Подобрать таких сотрудников только за счет приема извне практически невозможно либо очень дорого. Третье важное направление - это формирование и развитие корпоративной культуры. В этом многогранном процессе отделу кадров отводится также одна из ведущих ролей, зачастую координирующая действия остальных служб.
Виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура
* группировка документов
* требования к , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации,
* ответственность к ведению кадровой документации.
Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Подбор и расстановка кадров.
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
2.4. Повышение квалификации работников.
2.5. Проведение аттестации.
2.6. Формирование кадрового резерва.
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.
3. ФУНКЦИИ
3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3.3. Разработка штатного расписания.
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел,
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
3.7. Документальное оформление служебных командировок.
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
3.13. Организация и участие в аттестации работников.
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
3.16. Организация табельного учета.
Отдел имеет право:
4.1. Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ
Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА, ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ
Распространено мнение, что некоторые работники любого предприятия имеют привилегии. К примеру, кадровую службу хают за бездеятельность. Мол, сидят на месте, пользы не приносят. Так ли на самом деле? Давайте рассмотрим, что входит в обязанности отдела кадров. Сможет ли с ними справиться человек ленивый и малограмотный.
Сразу следует предупредить, что изучить обязанности отдела кадров не так-то просто. Они многочисленны и специфичны. Есть среди них самые простые операции, которые видит любой работник. Существуют и другие. О них знают только работники данного структурного подразделения. А остальным людям эти функции представляются мифическими, ненужными, даже странными. Давайте разобьем материал на абзацы, посвященные каждый одному из направлений работы кадровика. Мы станем изучать только общие функции. Ведь в зависимости от собственника и отрасли предприятия они дополняются новыми. Так, обязанности отела кадров государственной организации существенно отличаются от тех же на частном производстве. Если брать работу на заводе с опасными циклами, она не походит на ту, что ведется в торгующей структуре. Везде есть своя специфика. Она влияет, кстати, и на обязанности начальника отдела кадров. Но обо всем по порядку.
Любое предприятие начинается далеко не с вешалки. Первый шаг – создание его структуры. На этом этапе составляется таблица специального образца, в которую заносят данные о нужных для производства специалистах, уровне их квалификации и количестве. Это важнейший документ, на который опираются в своей работе начальство, бухгалтерия, экономисты. Формирование его входит в обязанности отдела кадров. Когда документ подготовлен, выверен, утверждён, начинается подбор персонала. Для этого организуются собеседования или конкурсы. Кадровик обязан по результатам беседы сделать вывод о том, подходит ли человек для работы на предприятии или нет. Он оценивает уровень квалификации, моральные качества, коммуникабельность, инициативность и многое другое. На самом деле список критериев утверждается руководством организации. Он может быть достаточно широким. Инспектор отдела кадров доводит до начальства свои выводы и рекомендации. То уже принимает решение.
Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.
Как правило, начальник отдела кадров сам несет ответственность за сохранность всех документов. Хотя, если структурное подразделение большое, то его работники отвечают за свой блок. Одним из важнейших является ведение записей в трудовых книжках. Для работающих этот документ является первичным, основным. Ведь именно в нем находятся все сведения и трудовом пути человека, поощрениях и наказаниях. В этих маленьких книжицах судьбы людские и шанс на спокойную старость. Поэтому записи в них следует делать аккуратно, формулировками, соответствующими законодательству. Каждая визируется ответственным лицом. В больших организациях им является начальник отдела кадров, в малых – руководитель. Кроме того, каждая запись заверяется печатью. Последняя должна содержать все реквизиты предприятия. В трудовые книжки, в специальных разделах заносят сведения о государственных наградах, серьезных взыскания. Назначенное лицо несет персональную ответственность за правильность сведений.
Большой блок деятельности данного структурного подразделения касается усовершенствования взаимодействия в коллективе. Подразумевается изучение деловых и личностных качеств работников. Составление характеристик. Анализ данных, на основании которого вносятся предложения о перераспределении обязанностей или персональном переводе человека на иное место. Кроме того, кадровики занимаются организацией по вопросам повышения квалификации тружеников. В эту работ входит учет, план учебы, направление на курсы или приглашение лекторов и контроль. Работа, сами понимаете скрупулезная и сложная. Ведь инспектор отдела кадров, ею занимающийся, обязан с каждым поговорить, убедить, иной раз и заставить делать то, что необходимо.
Руководитель структурного подразделения распределяет обязанности между работниками и контролирует их выполнение. Он является лидером и самым квалифицированным специалистом одновременно. Естественно, этот человек обязан знать всю структуру работы, понимать, что и зачем делается. В процессе контроля он делает замечания работникам, подсказывает, обучает. За результат деятельности отдела он несет персональную ответственность. То есть ошибка специалиста ударяет и по репутации (и кошельку) начальника. Руководитель отдела визирует все документы, проверяет законность их составления. Кроме того, в его обязанности входит формирование стратегии кадровой работы на предприятии.
Данные меры дисциплинарного влияния документально формируются в отделе кадров. То есть, на плечи специалистов ложится работа по расследованию проступков, их правильному оформлению, доведению до сведения работника. Меры дисциплинарного взыскания – дело очень сложное. Просто начальнику предприятия сказать слово «выговор». А вот так его оформить, чтобы никакой суд не отменил сложно. Для этого необходимы специальные знания. В бумагах такого толка множество тонкостей. Если вы думаете, что с поощрениями легче, то ошибаетесь. Отдел готовит наградные документы. Для каждого вида поощрения есть собственные ограничивающие условия. Все их необходимо знать до тонкостей, чтобы подсказать руководителю, какая награда «пройдет» ценз, а в какой откажут.
Как и любое структурное подразделение, описываемое, имеет собственную специфику. Во первую очередь, необходимо написать и утвердить положение о кадровой службе. В нем детально прописываются все его функции, права и обязанности. Если отдел небольшой, то пишется инструкция отдела кадров. В принципе, содержание у нее то же, что и у положения. Кроме того, необходимо составлять планы работы. Перспективный содержит мероприятия с длительным сроком исполнения. В ежемесячный (ежеквартальном) работа детализируется. Туда вносятся пункты по всему спектру функций. Однако опытный кадровик на этом не останавливается. Ему еще нужны планировочные таблицы. К примеру, в государственных учреждениях в них вносятся перспективные даты смены рангов, учета стажа и так далее. Каждое таковое изменение фиксируется приказом. На его основании бухгалтерия увеличивает заработную плату работника. В частном секторе тоже существуют собственные нюансы таковой работы. Возвращаясь к началу статьи, ответьте: сможет ли обязанности отдела кадров выполнять лодырь с низким уровнем образования?
