Для большинства крупных и серьезных компаний введение должности офис-менеджера давно уже стало необходимой для успешного функционирования мерой. Более того, большинство фирм, относящихся к категории среднего и малого бизнеса, сегодня все чаще стали вводить в штат сотрудников данную структурную единицу. Соответственно должностная инструкция офис-менеджера, полностью раскрывающая функционал данного работника, становится в последнее время все более актуальной.
В чем заключается функционал офис-менеджера?
Вакансия управляющего офиса любой компании часто подразумевает выполнение множества разнообразных функций. Поэтому в качестве дополнения к трудовому договору довольно часто требуется составление такого документа, как должностная инструкция офис-менеджера, где четко прописываются все обязанности такого сотрудника. В первую очередь необходимо понимать, что основные требования, предъявляемые к такому работнику, - это осуществление управления и контроля за административным подразделением компании. Таким образом, под «офисом» подразумевается не определенное помещение, а отдел предприятия, специалисты которого занимаются выполнением административно-управленческих функций. Должностная инструкция офис-менеджера должна охватывать весь диапазон контрольных обязанностей, возлагаемых на соответствующего специалиста. В частности, к ним может относиться следующий функционал:
Разница между офис-менеджером и администратором
Должностная инструкция офис-менеджера может быть расширена по усмотрению начальства компании и дополнена всеми необходимыми обязанностями, которые предписано выполнять специалисту, занимающему соответствующую должность, для нормального функционирования существующего административного подразделения. Такой документ формируется несколько отлично, чем должностная инструкция администратора офиса. В последнем случае, как правило, на специалиста должны быть возложены хозяйственные функции, связанные с организацией работы подразделения. Необходимо помнить, что менеджер выполняет в первую очередь обязанности, связанные с управлением деятельности сотрудников.
Администратор же несет ответственность за организацию условий, позволяющих всем специалистам полноценно осуществлять присвоенный им функционал.
Обязанности специалиста отдела кадров
Кроме того, существует еще такой документ, как должностная инструкция отдела кадров. Обязанности, прописываемые в данной бумаге, также связаны с организацией работы персонала. Разница заключается в том, что сотрудник отдела кадров несет ответственность в первую очередь за найм работников, контролирует должностные перемещения специалистов в пределах компании. Организация работы на местах сотрудников в его обязанности не входит.
Возникает вопрос - можно ли считать, что английское понятие "менеджмент" и русское "управление" и, соответственно, "менеджер" и "руководитель" - это одно и то же. И да, и нет. В общем смысле или, так сказать, с высоты птичьего полета, пожалуй, - да. Вместе с тем есть и отличия в трактовке и применении этих понятий, интересные, правда, в основном лишь специалистам. Однако два отличия представляются существенными.
Во-первых, говоря о "менеджменте", американцы почти всегда подразумевают фигуру "менеджера" - человека, субъекта управления, действующего в некоторой организации.
В более общем смысле они применяют термин "администрация", "администрирование" (administration), который в большей степени отражает обезличенную систему управления.
Во-вторых, когда говорят "менеджер", то, по большому счету, имеют в виду профессионального управляющего, осознающего, что он представитель особой профессии, а не просто инженер или экономист, занимающийся управлением. К тому же менеджер - это человек, прошедший, как правило, специальную подготовку.
Менеджер -- центральная фигура в фирме. Конечно, для успеха в бизнесе очень важны и качество товара, и капитал, и квалификация работников и многое другое, но если у фирмы плохой менеджер, ее не спасут ни деньги, ни люди -- она может лишиться и того и другого.
Менеджер -- это человек, занимающий постоянную управленческую должность и наделенный правом принимать решения по определенным видам деятельности организации.
Основная задача каждого менеджера, независимо от того, является ли он президентом компании, руководителем высшего звена или начальником производства, состоит в мотивации людей. Самая большая проблема, с которой я сталкивался, заключается в том, что существуют люди, которые не видят разницы между менеджментом и администрированием. Большинство из них считает, что это одно и то же, но в действительности это совершенно разные понятия.
Под администрированием мы понимаем действия человека, на которого возложен контроль над тем, чтобы все детально выполнялось, чтобы все заказы и поставки своевременно осуществлялись, чтобы все планы и графики были составлены, чтобы зарплата работникам выдавалась в срок. Задачей администрирования является забота о каждой мелочи для достижения успеха в организации управления предприятием.
Менеджмент со своей стороны, направлен на мотивацию людей с целью, чтобы они работали самым лучшим образом. Многие руководители высшего звена очень хорошо справляются с одними вопросами и не так хорошо владеют другими. Поэтому, если начальник достаточно умен и объективен в оценке самого себя, он будет уверен, что в области, в которой сам не силен, его место на втором плане, и позаботится, чтобы его подчиненный или заместитель был квалифицированным специалистом нужного профиля. Большинство же менеджеров считает, что если они являются хорошими администраторами, то выполняют свою работу. Но это - не их работа. Тот факт, что они получили скрепки для бумаг, бумаги приведены в порядок вовремя, зарплата начислена и подготовлена к оплате в нужное время, не делает их хорошими менеджерами. Это делает их хорошими администраторами.
Если менеджеры не могут понять исключительную важность мотивации людей, то они обязательно потерпят неудачу. Мотивация людей является главнейшей задачей. Убедить людей работать на вас, поверить в вашу миссию, стремиться к поставленной вами цели, следовать вашим идеям и делать все это с энтузиазмом и энергией - это очень сложно. Вы не можете силой заставить людей работать на вас, вы не можете, даже будучи главным администратором, приказать: "Послушайте, я - главный администратор. Вы должны, вам следует...". Таким способом вы ничего не добьетесь. Люди обладают очень важными достоинствами, которые могут пойти вам на пользу. Они работают, расходуя свое время и энергию, которые фактически из-за издержек от неправильного руководства могут уйти на что-нибудь еще.
Кроме того, ваша задача как менеджера состоит в том, чтобы убедить подчиненных работать на вас. Если вы разбираетесь в своей работе, вы позаботитесь о всех возможных способах поощрения людей, чтобы они работали с полной отдачей. Очевидно, самый важный момент - это нанять квалифицированных специалистов и не мешать им работать. Просто не мешать им. Это сложно для образа мышления администратора, очень сложно, поскольку администратор всегда хочет все контролировать.
Катящиеся камни никогда не покроются мхом
Чем знаток и мастер отличается от простого любителя? Тем, что у него значительно богаче и разнообразнее палитра красок и набор инструментов, с помощью которых он рисует картины своего внутреннего и окружающего миров. Гурман различает мельчайшие нюансы предвкушения, вкуса, послевкусия. Он смакует каждый оттенок аромата (вспомните роман «Парфюмер» П. Зюскинда). Чтобы достичь совершенства нужно много работать и не уставать развивать свои творческие способности.
Обычно мы просто применяем в своей реальной практической деятельности те знания о менеджменте и руководстве, которые почерпнули из книжек, обучения, собственного опыта. Забот, задач, амбиций и проектов обычно так много, что мы мчимся, не переставая, в надежде покорить очередную призрачную вершину. Не успевая оглянуться назад и не пытаясь по-настоящему смело и решительно посмотреть вперед. Давайте попробуем хотя бы мысленно остановиться и провести эксперимент рефлексии, чтобы посмотреть на свою деятельность со стороны, понаблюдать за ней из внешней позиции.
Наука управления людьми дает базовый набор понятий, методик, способов и инструментов для выполнения функций начальника. Дополнительно были придуманы роли, игра в которые позволяет сделать процесс управления людьми более естественным. Далее я ограничусь только двумя, наиболее характерными ролями: менеджер и руководитель . В принципе обе они придуманы для организации, руководства и управления. Для выполнения самой работы, прежде всего, не лично самим , а с помощью голов и рук других людей – так называемых подчиненных. На мой взгляд, это две своеобразные стадии зрелости в понимании и овладении сути и смысла руководства. Говоря предельно жестко, о самых пограничных случаях, по моему мнению, (если обратиться к исторической ретроспективе), менеджер – это надсмотрщик над рабами, а олицетворением руководителя является император в древнем Китае. Задача надсмотрщика – заставить раба физически работать, не допустить порчи инструмента. При правлении древних императоров их авторитет был настолько велик, что все делалось «словно само собой» , а среди людей царила справедливость, согласие, доверие и уважение к существующему порядку вещей. Лао-цзы так писал о стилях управления:
Среди правителей наилучший тот,
Чье существование люди едва замечают;
Не столь хорош тот, кого они слушаются и превозносят;
Хуже всех правитель, которого презирают.
«Люди не уважают того,
Кто не уважает людей».
Мудрый правитель, добившись своей цели,
Не славит свои труды,
И люди скажут: «Мы сделали это сами».
Другой важный ракурс при исследовании управления − это лидерство . В данной статье мы на лидерстве отдельно не фокусируемся, а более подробно исследуем нюансы ролей «чистого» исполнителя чужой воли и «чистого» творца развития социума.
Если обратиться к словарям, то можно узнать, что:
Менеджер (от англ. manage − управлять) − специалист по управлению производством и обращением товаров, наемный управляющий. Менеджеры организуют работу на фирме, руководят производственной деятельностью групп сотрудников фирмы. Менеджер является должностным лицом фирмы, компании, в которой он работает, и входит в средний и высший руководящий состав фирм. Менеджеры обычно разделяются на три страты: старшие, средние и низшие, что указывает на широкое социальное и экономическое неравенство в пределах данной категории. Высшие эшелоны включают высокооплачиваемых исполнительных директоров многонациональных корпораций, в то время как низшие − диспетчеров, получающих чуть больше рабочих ручного труда, рядом с которыми они работают и которых контролируют.
Руководитель − лицо, на которое официально возложены функции управления коллективом и организации его деятельности. Несет юридическую ответственность за функционирование группы (коллектива) перед назначившей (избравшей, утвердившей) его инстанцией и располагает строго определенными возможностями санкционирования − наказания и поощрения подчиненных для воздействия на их производственную (научную, творческую и пр.) активность. Лидер и руководитель не обязательно соединяются в одном человеке. В отличие от лидера руководитель обладает формально регламентированными правами и обязанностями, а также представляет группу (коллектив) в других организациях. Это работники, занимающие должности руководителей и заместителей руководителей самостоятельных предприятий, учреждений, организаций и колхозов, структурных единиц, подразделений; главные специалисты, мастера, прорабы.
В реальной жизни мы обычно имеем некую комбинацию из этих двух ролей. Понимание их отличий и умелое применение в каждой конкретной ситуации дает возможность реализации наиболее эффективного и гармоничного сплава науки и искусства управления людьми. Далее, для лучшего понимания специфики ролей менеджера и руководителя в современных условиях, умения их осознанно применять в конкретной ситуации, даны два списка. Первый показывает, в чем разница между менеджером и руководителем. Второй – описывает специфические компетенции, характерные и необходимые именно руководителю.
Чем руководитель отличается от менеджера
1. Менеджер − администратор, руководитель − инноватор.
2. Менеджер поручает, руководитель − вдохновляет.
3. Менеджер работает по целям других, руководитель работает по своим целям.
4. У менеджера основа действия − план, у руководителя − виденье.
5. Менеджер полагается на систему, руководитель полагается на людей.
6. Менеджер использует доводы, факты, руководитель использует эмоции.
7. Менеджер поддерживает движение. Руководитель дает импульс движению.
8. Менеджер − профессионал. Руководитель − энтузиаст.
9. Менеджер работает за зарплату, а руководитель − за идею.
10. Менеджер принимает решения. Руководитель превращает решения в реальность.
11. Менеджер делает дело правильно. Руководитель делает правильное дело.
12. Хорошего менеджера уважают. Хорошего руководителя обожают.
13. Руководитель − лидер, а менеджер − исполнитель.
14. Руководитель думает, прежде всего, над стратегией, менеджер − над тактикой.
15. Руководитель подбирает и вдохновляет команду, менеджер − мотивирует и стимулирует подчиненных.
16. Руководитель помнит о мелочах и повседневной рутине, но по-настоящему его заботит будущее и неизвестное.
17. Руководитель задает ориентиры, мечтает, творит, придумывает, доверяет. Менеджер организует, отчитывается, контролирует, достигает заданных показателей.
18. Руководитель делает в первую очередь то уникальное, что никто кроме него в организации не может. Остальное он делегирует. Менеджер действует примерно также. Но его «уникальное» качественно другого рода.
19. Нужны и те и другие. Они органично дополняют друг друга.
Что должен уметь делать руководитель
1. Быть лидером.
2. Нести ответственность.
3. Вдохновлять других на профессиональное и творческое выполнение служебных обязанностей.
4. Находить, ставить цели и достигать их.
5. Признавать свои ошибки.
6. Прощать и требовать, требовать и прощать.
7. Организовывать, руководить и управлять (планировать, исполнять, мотивировать, контролировать).
8. Переводить конфликты в конструктивное русло.
9. Показывать личный пример в служении делу.
10. Думать глобально, действовать локально.
11. Изменяться с изменениями (чувствовать наступление перемен).
12. Действовать и принимать правильные решения в условиях цейтнота, неопределенности и хаоса.
13. Уважать различные точки зрения.
14. Делегировать полномочия без потери качества результата.
15. Принимать решения и добиваться их исполнения.
16. Отменять свои решения, если ситуация изменилась не так, как планировалось.
17. Быть гибким и принципиальным одновременно.
18. Доверять и уважать начальников, коллег, подчиненных.
19. Находить и нести новые смыслы в мир.
20. Саморелиазоваться самому и давать саморелиазоваться другим.
21. Уметь «выпрыгивать2 из текучки, повседневности, рутины.
22. Уметь одновременно занимать противоположные точки зрения и находить выходы из безвыходной ситуации.
23. Учить других и учиться самому.
24. Проектировать и строить будущее.
25. Черпать мировую космическую энергию и трансформировать ее в добрые дела.
26. Дарить людям радость.
27. И многое, многое другое…
В заключение хочется пожелать всем нам не уставать работать над дальнейшим совершенствованием собственного личного мастерства и открытия новых смыслов, красок и горизонтов в менеджменте и руководстве. Делать это весело, с творческим задором и огоньком! Тем более, что в современном мире отношения начальник – подчиненный носят в определенной степени условный характер. Каждый человек по-своему уникален, знает и умеет делать что-то лучше всех в мире. Поэтому отношения лучше учиться выстраивать на принципах партнерства равных коллег. Но это уже другая история, которая следует…
Администратор и управляющий салоном красоты — две разные специальности. Но нередко их обязанности выполняет один и тот же человек.
Администратор — тот, кто встречает клиентов на ресепшне, ведёт запись по телефону, производит расчёт с посетителями. Управляющий же — это более широкое понятие. Такую должность занимает человек, которому владелец заведения доверяет ведение важных дел. Чем занимается управляющий? По сути, он представляет собой директора, а параллельно выполняет целый ряд других обязанностей. Например, производит набор сотрудников в салон, начисляет заработную плату, закупает инвентарь, решает повседневные задачи.
Управляющий отчасти должен быть и психологом, ведь по долгу службы ему приходится общаться с работниками салона красоты, а при возникновении спорных вопросов — решать их. Этот человек должен уметь сохранять нейтралитет, не принимая ничью из спорящих сторон, предлагая своё решение. В таком случае доверие к нему со стороны сотрудников возрастает.
Можно ли начать управлять салоном красоты, не имея за плечами соответствующего опыта? Можно! А чтобы иметь хоть какое-то представление об индустрии красоты, достаточно пройти обучение на специализированных курсах. Сегодня обучением управляющих салонов красоты занимаются различные профессиональные академии. Всего несколько недель (или месяцев — зависит от выбранного вами курса), и вы — обученный специалист, который может управлять салоном красоты.
Во время курсов все желающие могут обучиться секретам успешного управления организацией, что позволит существенно повысить уровень обслуживания клиентов. Управляющий будет уметь выбирать из соискателей тех кандидатов, которые готовы работать и зарабатывать, а не «просиживать штаны», которые прислушиваются к мнению руководства и уважают его. Квалифицированный управляющий не допустит увода клиентов, он создаст все необходимые условия для того, чтобы клиентская база не только не уменьшалась, а возрастала.
На рынке труда Украины работники проф. сферы «Административный персонал» востребованы всегда и везде. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов. Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.
Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.
Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.
Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.
Чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса. Поэтому если офис-менеджер со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно. А вот если случаются проколы… Даже самый терпеливый сотрудник офиса не устоит, чтобы не посетовать на нерадивую «хозяйку».
Конкретные рабочие обязанности офис-менеджера зависят от величины компании. Модель управления, направление деятельности предприятия, способ ведения документооборота - все это накладывает отпечаток на должностную инструкцию.
Рассматривая вакансии, обратите внимание: на небольших предприятиях деятельность офис-менеджера имеет свою специфику. Управленческие полномочия часто более ограниченны. Возможно, одновременно сотруднику придется выполнять функции других специалистов. Например, вести делопроизводство, первичную бухгалтерию, заниматься поиском сотрудников и т.п.
В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:
В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:
В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:
В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:
В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.
Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.
Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся - кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.
Одно из основных требований к офис-менеджеру - наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.
Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов - просят присылать резюме с фото.
И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.
И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве - свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.
